Documents légaux

StarSync

Notice géolocalisation véhicules

Modèle d’information pour les clients qui suivent des véhicules pouvant être rattachés à des conducteurs ou salariés.

Version 0.1Date 06/08/2026

Cette notice est un modele a adapter par chaque Client qui utilise Starsync pour suivre des vehicules pouvant etre rattaches a des conducteurs, salaries, agents, prestataires ou clients.

Elle peut etre remise aux conducteurs, ajoutee dans une politique interne, un intranet, un reglement d'utilisation des vehicules ou une notice annexe.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Le Client professionnel utilisateur de Starsync, c'est-a-dire l'employeur, le gestionnaire de flotte ou l'organisation qui decide de connecter les vehicules, des finalites poursuivies et des personnes habilitees a consulter les donnees.

EBENTECH, editeur de Starsync, intervient en tant que prestataire technique / sous-traitant pour la mise a disposition de la plateforme.

Pour les traitements dont EBENTECH determine elle-meme les finalites, notamment securite de la plateforme, comptes utilisateurs, support et logs techniques, EBENTECH agit comme responsable de traitement distinct. Le DPO de Starsync est Hermann Semi, joignable uniquement via privacy@starsync.fr.

2. Pourquoi les vehicules sont-ils suivis ?

Les donnees vehicules sont traitees pour les finalites suivantes :

  • gestion operationnelle de la flotte ;
  • localisation du dernier point connu d'un vehicule ;
  • organisation des interventions, livraisons ou tournees ;
  • suivi de disponibilite ;
  • maintenance et diagnostic ;
  • suivi de l'autonomie, batterie ou carburant ;
  • securisation des vehicules et recherche en cas de vol, si applicable ;
  • justification d'une prestation ou d'un trajet, si applicable ;
  • optimisation de l'exploitation et reduction des incidents.

Les finalites non utilisees par le Client doivent etre supprimees de sa notice interne avant diffusion aux conducteurs.

3. Ce que le dispositif ne doit pas faire

Le dispositif ne doit pas etre utilise pour :

  • surveiller un conducteur en permanence ;
  • controler systematiquement le respect des limitations de vitesse ;
  • sanctionner automatiquement une personne ;
  • collecter la localisation hors temps de travail lorsque cela n'est pas justifie ;
  • suivre les deplacements de representants du personnel dans le cadre de leur mandat ;
  • remplacer un dispositif existant de controle du temps de travail lorsqu'un moyen moins intrusif existe.

4. Donnees concernees

Selon les vehicules et les sources disponibles, les donnees traitees peuvent inclure :

  • VIN ;
  • marque et informations d'eligibilite ;
  • localisation GPS ou dernier point connu ;
  • horodatage de la position ;
  • historique de positions ;
  • kilometrage ;
  • niveau de batterie, carburant ou autonomie ;
  • statut de charge ;
  • etat moteur ou ignition ;
  • diagnostics et alertes ;
  • informations de maintenance ;
  • informations techniques de collecte et logs.

5. Source des donnees

Les donnees peuvent provenir :

  • du vehicule connecte ;
  • du constructeur automobile ;
  • de High Mobility ;
  • de Starsync, service edite par EBENTECH ;
  • d'autres fournisseurs ou outils metier connectes par le Client.

6. Base legale

La base legale du traitement est :

La base legale est definie par le Client responsable de traitement. Pour une flotte professionnelle, il s'agit generalement de l'interet legitime du Client a gerer, securiser et maintenir sa flotte, sous reserve que le dispositif soit necessaire, proportionne et porte a la connaissance des personnes concernees. Certaines situations peuvent relever de l'execution du contrat, d'une obligation legale ou du consentement lorsque le droit applicable l'exige.

Lorsque le vehicule est utilise par un salarie, le Client doit verifier la compatibilite du dispositif avec le droit du travail et les procedures internes applicables.

7. Qui peut acceder aux donnees ?

L'acces aux donnees est limite aux personnes habilitees, par exemple :

  • equipe exploitation ;
  • equipe maintenance ;
  • responsable de flotte ;
  • support technique ;
  • personnel habilite d'un client ou donneur d'ordre lorsque l'acces est justifie par une prestation.

Le nom du conducteur ne doit pas etre communique a un client ou donneur d'ordre sauf si cette information est indispensable et justifiee.

8. Duree de conservation

Les donnees sont conservees pendant une duree limitee :

  • dernier etat vehicule : pendant la duree du contrat Starsync, avec remplacement par les donnees plus recentes a chaque synchronisation ;
  • historique de geolocalisation : 2 mois par principe ;
  • optimisation de tournees ou preuve d'intervention : jusqu'a 1 an uniquement lorsqu'aucun autre moyen ne permet d'atteindre cette finalite ;
  • suivi du temps de travail : jusqu'a 5 ans uniquement lorsque cet usage est licite, necessaire et documente ;
  • logs techniques : 6 mois, jusqu'a 12 mois en cas de besoin de securite documente ;
  • donnees necessaires a la facturation : 10 ans a compter de la cloture de l'exercice comptable concerne.

9. Desactivation hors temps de travail

Lorsque le vehicule peut etre utilise hors temps de travail ou a titre personnel, le Client doit prevoir un mecanisme approprie permettant de desactiver la collecte ou transmission de la localisation, sauf exception legalement justifiee.

La modalite minimale recommandee est l'information claire du conducteur et la desactivation de la collecte de localisation hors temps de travail lorsque le vehicule peut etre utilise a titre personnel, sauf exception legalement justifiee et documentee par le Client.

10. Droits des personnes

Les personnes concernees peuvent exercer leurs droits d'acces, rectification, effacement, limitation, opposition et, lorsque applicable, portabilite.

Contact :

privacy@starsync.fr

Lorsque la demande concerne un traitement pour lequel le Client est responsable de traitement, EBENTECH peut transmettre la demande au Client concerne afin qu'il y reponde dans les delais legaux. Une reponse doit etre apportee dans un delai maximum d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, apres information de la personne concernee dans le delai initial d'un mois.

Une reclamation peut etre introduite aupres de la CNIL : https://www.cnil.fr

11. Securite

Le Client et EBENTECH, via Starsync, mettent en oeuvre des mesures de securite appropriees, notamment :

  • acces restreints ;
  • authentification ;
  • journalisation ;
  • limitation des donnees affichees ;
  • chiffrement des communications ;
  • revue des habilitations ;
  • suppression ou anonymisation a l'issue des durees de conservation.

Sources de reference